Méthode de Classement et d'organisation

Qui sommes nous ?

Cela fait plus de 25 ans que SEO organisme de formation agrée, propose la mise en place de la méthode Equerre.

Cette démarche aide les entreprises privées et publiques dans le processus de qualité, pour l’ organisation du travail administratif.

Avec la méthode Equerre, SEO permet ainsi, d’harmoniser la communication en interne et de sortir d’une logique individuelle pour entrer dans une logique collective au sein d’un même service.

La Formation

La formation se déroule en 3 phases :

Phase de preparation

Elle va permettre de recenser les dysfonctionnements et ainsi comprendre les problématiques du service. Durant cette phase, la méthodologie de la méthode « Equerre » est expliquée à l’ensemble de l’équipe et va établir les thématiques du plan de classement.

PHASE d’INTERVENTION

Phase pendant laquelle on élabore votre plan de classement en s’adaptant à votre structure et où l’on prépare votre arborescence informatique ainsi que votre banque de données communes. 

Phase de validation

Elle se fait deux à trois mois après l’intervention. Elle permet de confirmer le fonctionnement général.

Les avantages

Cette formation impulse une dynamique de groupe et harmonise l’information en donnant un accès direct et rapide.

La méthode équerre permet un résultat économique immédiat :

  •  Un accès aux informations en moins de 30 secondes.
  •  Une source d’économie de temps et d’argent : la méthode réduit de 80% les masses de documents inutiles, s’inscrivant ainsi dans la démarche du développement durable.
  • Une normalisation de l’organisation administrative.
  • La coordination des différents outils de travail : classement papier, informatique, archives documentaires et messagerie.
  • Un gain de temps de plus de 400h de travail sur une équipe de 10 personnes.
  • Un résultat immédiat grâce à une formation action. Elle permet la redéfinition des fiches de postes et met en exergue les dysfonctionnements « qui fait quoi ».

 

 La méthode Equerre

Notre méthode Equerre ne nécessite aucun achat de logiciel et vous permet d’acquérir des outils simples et « ludiques » permettant ainsi d’être opérationnel dès la fin de la formation.

La méthode Equerre s’appuie sur une méthode de management japonaise appelée les 5S, pouvant être traduite en Français par ORDRE :

Seiketsu → Ordonner                                                                                 
S
eiton → Ranger                                                                                      
S
eiri → Dépoussiérer, Découvrir des anomalies, débarrasser
S
eiso → Rendre évident, nettoyer                                                    
S
hitsuke → Etre rigoureux                                                                         

SEO propose ainsi une formation action de tri, de classement et de mise en place d’un plan de classement pour l’ensemble du service. 

 

Durée et coût

Le tarif de la formation est de 1100 € HT par jour de formation. S’ajoute à cela un forfait de déplacement de 300 € HT par jour de formation (ce forfait peut être revu à la baisse pour les interventions en Nouvelle Aquitaine).

 

Nombre de stagiaires Nombre de jours
moins de 10 3+1
entre 10 et 20 4+1
entre 20 et 30 5+1
plus de 50 6+1

Nous sommes certifié QUALIOPI. Renseignez vous auprès de votre OPCO pour un financement.

Prérequis aux journées d’interventions

 

 

  • Salle de réunion
  • Ordinateur relié à votre réseau informatique + Vidéo projecteur / Paper-Board

  • Quelques dossiers vivants dans la salle de réunion

  • Chemise et sous chemises assortiement de 10 colories

  • 20 pochettes transparentes (ouverture côté) par participants

  • entre 50 et 300 dossiers suspendus pour armoire (fond V + 3 cm + 5 cm)

  • 20 boites d’archives (9.5cm et 12 cm)

  • Sacs poubelles/benne

  • Provoyez le/les lieux où seront installés les dossiers suspendus

  • Désilgner au moins un référent qualité

  • 4 corbeilles/banettes par poste de travail

Pour les personnes en situation de handicap, nous en informer au préalable pour co-construire des solutions adaptées (dans la mesure de nos ressources).

Après une première prise de contact, un entretient téléphonique vous sera proposé afin de vous présenter plus en détail la formation et son déroulé. Elle pourra être planifiée en fonction des contraintes respectives et des délais qui vous seront nécéssaire pour mettre en place les pré-requis et compléter les documents de préparation.

Ce que nos cliens pensent de la formation

Permet une remise en question importante pour évoluer. Permet réellement de changer dans son organisation, résultats visibles immédiatement, permet également de comprendre qu’une bonne organisation induit un travail efficace et plus rapide, ce qui est rassurant. 

L’intervalle entre les deux sessions, permet d’entreprendre ce changement d’habitudes de façon progressive.

IFSI USSEL

La formation a permis une amélioration remarquable de l’organisation du classement et de l’archivage.

Mais elle a surtout contribué à obtenir la certification ISO 9001-2008.

IFSI SAINT QUENTIN

Aide à l’organisation, disponibilités et conseils

TIPIAK

Contact

Téléphone

05 57 42 54 30

Email

info@seo-methodes.com

Adresse

5 Lotissement des Cépages 33710 PUGNAC

Historique du centre de formation

Nombre de stagiaires en 2020 : 203
Nombre d’heures de formation en 2020 : 3874
Nombre de stagiaires en 2021 : 128
Nombre d’heures de formation en 2021 : 1911

Date de mise à jour : 30/06/2022