Programme de Formation

 

1 journée de préparation pour l’ensemble du service

  1. Les raisons d’être d’une démarche qualité
  2. Les 5 étapes de la démarche
  3. Etablissement des thématiques du plan de classement
  4. Affectation des principaux dossiers et suppression de tout doublonnage
  5. Exemple de tri à partir d’un dossier complexe
  6. Durée de vie des documents et règles d’archivage
  7. Exemple de diffusion et d’affectation des informations à partir d’une journée de courrier
  8. Exemple de mise en place d’échéancier
  9. Exemple d’application d’arborescence informatique
  10.  Définition des lieux de stockage et centralisation éventuelle du lieu de classement
  11.  Tour des bureaux et archives pour faire le point sur l’élimination préalable
  12.  Dispositions à prendre pour l’enlèvement des documents éliminés ou le         versement aux archives départementales
  13.  Choix du Référent Qualité
  14.  Gestion du temps
    1. Réflexes
    2. Basiques
    3. Recommandations

 

 3 journées d’intervention à répartir sur le servic

  1. Composition effective de tous les dossiers
  2. Suppression de l’inutile (-80%)
  3. Structuration interne et chronologique
    1. Etablissement des durées de vie
    2. Archivage éventuel
    3. Indexation par code et coloris
    4. Choix des supports de stockage
    5. Localisation des dossiers
    6. Affectation avec référent
  4. Choix des outils
    1. Création de banque de données communes 
    2. Synthèse des éléments directement opérationnels
    3. Référencement des outils
  5. Création de l’arborescence informatique
    1. Suppression des données inutiles (80%)
    2. Affectation aux thématiques
    3. Suppression des doublons papiers informatique 
  6. Traitement des documents d’action
    1. Echéancement papier ou informatique (Outlook ou logiciel)
    2. Mise en place concrète sur bureaux
  7. Circulation des informations
    1. Sélection de l’entrée
    2. Affectation par codes
    3. Diffusion par référent
    4. Exemple à partir des données d’une journée
  8. Point général de l’avancement
    1. Evaluation de l’élimination
    2. Evaluation du nombre de dossiers constitués
    3. Mise au point sur dossiers particuliers
  9. Validation générale du plan (Dernière après midi de l’intervention)
    1. Tour de table sur composition de chaque thème
    2. Edition du plan général
    3. Décision d’informatisation de certaines données
  10. Préparation du suivi
    1. Inventaire des actions à accomplir

     

    1 journée de validation à répartir sur le service 2 à 3 mois après intervention

    1. Point du fonctionnement général (Tour de table)
    2. Exemple de diffusion de l’information
    3. Synthèse finale avec le groupe

    1 journée de suivi en OPTION à 1 an

    1. Point du fonctionnement avec le groupe
    2. Commentaires sur évaluation
    3. Audit du fonctionnement général

     

    Ce programme est conçu pour une appropriation par le groupe d’un mode de fonctionnement cohérent et permettant des gains de temps administratif (5 à 8%).