Le classement de documents, c’est quoi ?

Le classement de documents est un ensemble d’activités préméditées qui visent à regrouper, ordonner, classer et indexer différents documents. C’est une étape récurrente, longue et rigoureuse qui doit être réalisée de manière perpétuelle au sein d’une entreprise. Elle s’avère surtout indispensable pour la bonne gestion administrative. Son objectif principal est de permettre à tout le personnel concerné de retrouver facilement des dossiers administratifs archivés.

Pourquoi est-ce important de bien classer ces documents ?

Comme nous venons de le dire, la phase classement documents entreprise constitue une étape importante d’une bonne gestion administrative. En effet, retrouver des pièces justificatives dans une étagère de plusieurs piles de dossiers non classés prendrait toute la journée, voire plus, alors que le temps vaut de l’or.

Comment bien organiser son classement de documents ?

En général, il n’existe pas de méthode universelle pour ranger les documents. Toutefois, pour réussir une manœuvre de classement de documents entreprise, vous pourrez trouver quelques techniques professionnelles efficaces ci-dessous.

L’archivage numérique et physique : quelles différences ?

L’archivage numérique consiste à créer des documents électroniques ou documents numériques à partir des documents papier et à les intégrer à un système de gestion intelligent. Vous entendrez souvent parmi les outils utilisés pour la mise en forme et le partage : Google Drive et Microsoft SharePoint. Cette alternative se destine aux dossiers particulièrement garnis comme les registres. En opposition, l’archivage physique n’implique que l’organisation des documents papier selon un certain ordre. Il suffit ensuite de les ranger efficacement. Le principal avantage de cette option reste le confort, car lire sur un support en analogique s’avère moins épuisant.

La méthode et les outils pour le classement papier

Nous en avons justement parlé dans le paragraphe précédent. De nos jours, le monde des affaires utilise plusieurs outils qui visent à faciliter la phase de classement documents. À titre d’exemple, Google Drive permet de créer et de partager des documents numériques. Plusieurs employés peuvent ensuite les consulter ou rapidement les mettre à jour. De la même manière, vous pouvez aussi vous tourner vers Microsoft SharePoint. Ce dernier possède le même rôle que Google Drive, mais il s’utilise dans un environnement plus restreint et donc plus sécurisé.

Concernant la méthode, nous devons plus parler d’esprit de gestion des étapes. Pour illustrer ce propos, prenons comme exemple la méthode Zen To Done (ZTD). Elle consiste à privilégier les tâches particulières et à se donner à fond dans leur réalisation. À titre d’exemple, la méthode zen To Done incite à se focaliser uniquement sur le classement par catégorie. Après cela, réaliser un rangement par ordre alphabétique ou par ordre chronologique sera un jeu d’enfant.

Quelles sont les solutions d’archivage numérique ?

Il n’existe qu’un seul type d’archivage numérique. Toutefois, ce dernier propose plusieurs solutions pour chaque type de donnée à traiter. Le GED, par exemple, consiste à sauvegarder et à gérer des dossiers administratifs dits vivants. En d’autres termes, ce sont des dossiers administratifs dont le contenu est voué à changer continuellement comme la liste des employés.

Le SAE, de son côté, se charge de conserver les dossiers électroniques figés et validés. Ces derniers ont subi des modifications avant de passer par une vérification rapide pour être enregistrés tels quels. À ce moment, les documents administratifs et les papiers administratifs qu’il contient peuvent être utilisés comme pièces justificatives acceptables au niveau des administrations publiques. Jusque-là, nous pouvons encore avoir recours à Google Drive, avec une boite mail Gmail, et Microsoft SharePoint puisqu’il est plus facile de transférer des documents électroniques.

Pour finir, le coffre-fort numérique possède les mêmes fonctionnalités que le SAE. Toutefois, les données sont strictement protégées. En effet, à ce stade, plus aucune modification ne sera permise. Nous pouvons par exemple parler des SGBDR ou des systèmes de gestion de base de données relationnelle qui sont des outils de gestion de données sécurisées.

Comment procéder à un classement de documents ?

Faute d’existence de méthode universelle, les experts ont mis en place différentes techniques pour la procédure classement documents entreprise.

Le classement par catégorie

C’est une méthode qui consiste à rassembler les différents dossiers liés à une même thématique, un même événement ou un même critère. Cette technique peut encore s’associer avec le classement par ordre chronologique ou avec le classement par ordre alphabétique. Nous pouvons par exemple regrouper toutes les pièces justificatives liées à des achats ou à des ventes.

Le classement par ordre chronologique

Le classement par ordre chronologique se base sur les dates. Cela peut être la date de création des documents administratifs ou la date de leur dernière mise à jour. Dans tous les cas, cette technique ne peut pas aller de pair avec le classement par ordre alphabétique sauf si certains dossiers possèdent exactement la même date de création.

Le classement par ordre alphabétique

Cette troisième méthode s’appuie sur les noms des dossiers. En temps normal, il se fait dans l’ordre croissant, soit de A à Z. De la même manière que l’ordre chronologique n’accompagne presque jamais l’ordre alphabétique, l’inverse est aussi valable. Cette technique s’utilise souvent lorsque les dossiers administratifs portent le nom d’une personne, d’un lieu ou d’un événement.

Combien de temps doit-on conserver les documents administratifs ?

La durée de conservation d’un document administratif dépend surtout de son type, de sa durée de validité et des normes au sein des administrations publiques. À titre d’exemple, les PV d’AG, le bulletin de paie des employés et les contrats se conservent au moins 5 ans. Quant aux pièces comptables, elles doivent être archivées pendant au moins 10 ans.

L’enjeu légal de la bonne gestion de votre administratif

En temps normal, les informations techniques d’une entreprise ne peuvent constituer un enjeu légal. Le point le plus important se situe sur les données officielles qui caractérisent son identité et qui justifient ses activités. Cela leur permettra de jouir d’une existence légale au sein de la société, au niveau des administrations publiques et sur le marché. Voilà toute la nécessité du classement des documents entreprise. À titre d’exemple, une entreprise se doit de ranger et de mettre à jour ses déclarations fiscales. Elle doit aussi conserver les actes de vente et d’achat de produits ou de services.