Pourquoi est-ce important de gérer ses mails?

Pour une bonne gestion mails, il faut passer régulièrement en revue le courrier et se débarrasser de ce dont vous n’avez pas besoin. Cela vous aide à être plus organisé et vous permet de récupérer les messages vraiment importants lorsque vous en avez besoin. De nombreuses organisations reçoivent des milliers d’e-mails par jour. Au fil du temps, tous ces messages occupent un espace de stockage coûteux.

Les avantages d’une bonne gestion de sa boîte de réception

Une boîte de réception électronique qui n’est pas bien gérée vous fera perdre du temps et de l’efficacité. Apprendre à bien gérer sa boîte de réception, c’est:

• gagner en efficacité au travail;
• ne pas perdre du temps à retrouver des mails;
• ne pas louper des mails importants de clients, de collègues ou partenaires;
• et d’être toujours réactif aux tâches et messages importants.

Gestion des mails: Les erreurs importantes à éviter

Quand on reçoit beaucoup de mails quotidiennement, on adopte très vite de très mauvaises habitudes qui sont en réalité des erreurs qu’il faut absolument éviter. Au nombre de ses erreurs, il y a: le fait d’ouvrir sa boîte mail tout au long de la journée; le traitement des mails sans les regrouper; la non planification de la gestion des emails; l’utilisation d’une alerte mail; le manque d’organisation et l’oubli permanant ou non de vider sa boite mail.

Ouvrir sa boîte mail tout au long de la journée

Dans la gestion des mails, la première et plus grande erreur est de checker régulièrement ses mails tout au long de la journée. Sans nous en rendre compte, nous perdons un temps très précieux avec cette mauvaise habitude.

Nous perdons en moyenne 5 à 10 minutes chaque heure pour vérifier nos mails. Ces minutes mises bout à bout représentent des heures à la fin de chaque journée et semaine de travail. Nous perdons banalement sans nous en rendre compte 2 heures par jour et 10 heures  par semaine à regarder nos mails. Une énorme perte de temps qu’il faut arrêter pour augmenter sa productivité.

Passer de petits moments mais répétitifs à lire nos mails nous contraint à monopoliser notre attention sur une quantité d’informations que nous n’avons pas le temps de traiter correctement.

Soit, nous prenons connaissance des emails et le temps ne nous permettant pas d’y répondre comme il faut nous fait ressentir un mal-être et un sentiment d’inefficacité.

Traiter ses mails sans les regrouper

C’est très improductif de traiter ses mails sans les regrouper. Pour être efficace dans la gestion des mails, il faut regrouper leur traitement. En lieu et place des petits laps de temps que nous passons à consulter nos mails, il est préférable d’y passer entre 1 heure et 2 heures de temps  pour y répondre avec concentration, efficacité et valeur.

Pour une meilleure gestion de votre boite, tout se passe en deux temps. Le temps d’adaptation qui prend généralement 5 minutes et ensuite le temps de concentration et d’organisation optimale au cours duquel on est le plus concentré donc le plus efficace possible.

Regrouper le traitement des mails permet d’être efficace sans consommer trop de temps.

Ne pas planifier la gestion de ses emails

Si nous nous abstenons de passer en revue les courriels tout au long de la journée et de regrouper leur traitement, nous faisons ainsi le choix de planifier leur traitement. Le but de ce choix est de contrôler ses mails et ne plus les subir comme la plupart des gens. En planifiant leur gestion, on devient plus efficace dans les réponses et donc plus productif.

Compte tenu de  votre profession et de la récurrence de vos mails, vous pouvez arranger deux créneaux dans votre emploi du temps. Généralement, traiter ses mails en début et fin de journée est un moyen efficace pour ne pas être déconcentré en pleine journée.

Vous devez être stricte et vous tenir le plus rigoureusement possible à votre programme de traitement de mails sur le long terme. 

L’utilisation d’une alerte mail

Vouloir bien gérer son courrier électronique en y ajoutant un avertissement ou bip à l’arrivée de nouveaux messages est une erreur fatale. L’envoi d’une alerte nous pousse à consulter notre boîte de réception immédiatement. Cette pratique nous grignote assez de minutes et nous déconcentre énormément.

Chaque déconcentration nous fait perdre de temps et de l’énergie car il faut les deux après une distraction afin de nous replonger à nouveau dans notre tâche.

Informez vos contacts et collaborateurs que vous avez besoin de 24 heures pour répondre à chaque mail reçu afin qu’ils s’y adaptent. Il ne doit jamais avoir d’urgence par mail. En cas d’urgence, ça doit être votre téléphone qui doit sonner.

Manque d’organisation pour la gestion de sa boite de réception

La matrice d’Eisenhower est un outil de gestion des tâches très important et utile pour organiser le traitement des mails afin de gagner un temps précieux sur vos journées.

Elle se repose sur deux critères de hiérarchisation qui sont  l’urgence et l’importance des tâches. Grâce à ce formidable outil, il devient aisé d’organiser le traitement des mails  en quatre catégories à savoir:

• les mails prioritaires ;
• les mails dont le traitement est à planifier ;
• les mails dont le traitement est à déléguer ;
• et enfin les mails à abandonner donc à archiver.

Il faut donc prioriser, planifier, déléguer, et savoir abandonner les mails inutiles grâce au tableau d’Eisenhower afin d’optimiser votre organisation et votre temps de travail.

Oublier de vider sa boite mail

Il ne sert à rien de passer tout son temps à organiser ses mails par ordre de priorité et de ne jamais les vider pour ne pas dire y répondre. Il faut lâcher prise et répondre à ses mails (mail client, des collègues ou collaborateurs).

Classez rapidement vos mails sans perdre du temps et commencez à y répondre avec l’énergie nécessaire. Faites le nécessaire pour répondre à vos mails après les avoir classifiés.

Les meilleures pratiques pour une bonne gestion de vos mails

Pour une meilleure gestion des mails, il faut adopter les meilleures pratiques. Entre autres pratiques, vous devez éviter de placer trop de mail sans y répondre  dans la corbeille car ça ne fait pas responsable. Apprenez aussi à vous déconnecter car répondre en continu et sans limite aux mails n’est pas signe d’efficacité mais de désorganisation et d’improductivité.

Ne connectez jamais  votre boîte de messagerie professionnelle sur votre téléphone privé et désactivez les notifications de votre Smartphone.

Ne soyez pas dépassés par le nombre d’emails « non lus »

Ne permettez pas aux mails ‘’non lus’’ dépasser 2 heures de traitement. Si vous laissez les mails vous encombrer, il vous sera difficile d’y répondre efficacement avec des messages professionnels et dans les bons délais.

Utilisez les réponses automatiques

Programmer des réponses automatiques pour certains mails vous fait gagner du temps précieux à consacrer à d’autres tâches plus importantes. Dès qu’arrive un nouveau message, la réponse est envoyée directement sans attendre.

Regroupez vos mails

Sans en abuser, vous devez apprendre à regrouper vos mails. Ne pas perdre trop de temps et d’énergie à les regrouper est important afin de pouvoir disposer du temps nécessaire pour répondre. C’est fondamental pour une bonne gestion des mails.

Instaurez un temps « email » dans votre journée et la règle des 2 minutes

Instaurez des créneaux spéciaux de traitement d’emails et utilisez ces temps à bon escient. C’est fondamental si vous désirez gérer correctement sans perte de temps votre boite électronique.

Personnalisez les onglets de votre boite de reception

Pour que tout ne soit pas mélangé dans votre boite de reception, personnalisez grâce à des mentions spéciales et code couleur vos onglets pour un accès sans difficulté. Enregistrez aussi les adresses email entrantes.

Désabonnez-vous des newsletters sans intérêt pour vous

La navigation sur les sites et le remplissage des formulaire avec son propre adresse email est une mauvaise idée. Souvent les boîtes de réception sont remplies en majorité de ces messages de newsletters inutiles. Prenez le temps donc de vous désabonner des newsletters sans intérêt pour votre travail et n’ajoutez pas vos mails personnels sur n’importe quel site.

Évitez les envois groupés

Adoptez les bonnes pratiques et ne faites pas trop d’envois groupés en insérant plus d’un courrier électronique pour ne pas avoir de difficultés à répondre par la suite à des mails sans objets et sans référence.

Organisez le corps de l’email

Si vous  envoyez des emails,  prenez bien soin de rédiger un bon corps d’email. C’est important de le faire car il vous épargne des questions de vos destinataires. Prenez le temps nécessaire d’écrire des messages professionnels.

Utilisez des mots clés pour les objets d’email

Rédigez vos objets bien visibles à l’aide de mots clés adaptés afin de faciliter les échanges et de retrouver les conversations plus facilement en cas de besoin ou de recherche urgente.